09.10.2019

Es geht auf Dienstreise? Was beim Dienstreise-Schutz zu beachten ist

Knapp 190 Millionen Geschäftsreisen wurden 2018 von deutschen Unternehmen unternommen. 10 Prozent davon führten ins Ausland.* Tendenz steigend. Auf diesen Reisen sollten Mitarbeiter gut abgesichert sein, denn Unternehmen sind dazu verpflichtet für ihren Schutz Sorge zu tragen. Häufige Fragen zum Reiseschutz für Dienstreisen und was beim Abschluss zu beachten ist, beantworten wir hier.

1. Warum Dienstreise-Versicherung?

Der Arbeitgeber hat die sogenannte gesetzliche „Fürsorgepflicht“ für seinen Mitarbeiter. Wenn dieser auf Geschäftsreise geht, muss der Arbeitgeber ihn umfassend absichern. Selbst bei Tagesreisen, die nur kurz ins Ausland führen. Das gilt für alle Unternehmen, auch für KMUs und Startups. Daher sollten Unternehmen für ihre Mitarbeiter eine Dienstreise-Versicherung abschließen, die dem Mitarbeiter beispielsweise medizinische Leistungen gewährleistet. Aber nicht nur der medizinische Aspekt gehört zur Fürsorgepflicht, sie umfasst viele weitere Punkte:

2. Was ist die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers?

Die Arbeitgeber unterliegen nach §§ 241 Abs. 2 des BGB und 618 BGB einer gesetzlichen Fürsorgepflicht für ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreisen. Diese sind:

  • Der Arbeitgeber muss beispielsweise den Arbeitnehmer über die Arbeits- und Lebensumstände des jeweiligen Landes informieren. Tut er das nicht, kann dies schon einen Schadensersatz begründen.
  • Daneben muss er dem Geschäftsreisenden einen westlichen Standard gewährleisten. Dies betrifft etwa die medizinische Versorgung oder den Kranken-Rücktransport.
  • Der Arbeitgeber ist auch dafür verantwortlich, das Hab und Gut des Dienstreisenden zu schützen. Das ist besonders wichtig, wenn der Mitarbeiter sich in Länder mit einer hohen Diebstahlkriminalität begibt.
  • Wenn sich der Arbeitnehmer auf Reisen in Krisengebiete begibt, ist der Arbeitgeber für den physische Schutz verantwortlich.
  • Auch wenn der Mitarbeiter Schäden an Dritten verursacht, haftet der Arbeitgeber.

Wie kann nun der Arbeitgeber seiner Fürsorgepflicht nachkommen? Eine auf das Unternehmen zugeschnittene Dienstreiseversicherung unterstützt den Arbeitgeber bei der Erfüllung seiner Fürsorgepflicht.

3. Welche Leistungen deckt eine Dienstreiseversicherung ab?

Mit einer Geschäftsreiseversicherung erhalten Arbeitnehmer weltweit nicht nur Hilfe bei der medizinischen Versorgung oder bei Unfällen während der Arbeitszeit. Sie greift auch bei Unfällen, die zwar auf der Geschäftsreise, aber in der freien Zeit entstehen, etwa abends oder am Wochenende. Daneben können Unternehmen ihre Mitarbeiter gegen weitere Reiserisiken absichern. Versichert sind bei der Dienstreiseversicherung der ERGO Haftpflichtschäden, verschwundenes Gepäck und sogar Entführungen. Auch wenn sich ein öffentliches Verkehrsmittel verspätet, sind Folgekosten für die Weiterfahrt versichert.

Die Vorteile der Geschäftsreiseversicherung CarePlus:

  • einen 24-Stunden-Notfallkontakt mit persönlichem Ansprechpartner
  • versichert sind alle Dienstreisen von sämtlichen Mitarbeitern des Unternehmens
  • Geschäftsbesucher aus dem Ausland können mitversichert werden
  • modularer Aufbau möglich
  • travel & care App inklusive – mit Reisewarnungen, lokalen Notrufnummern und vielem mehr

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4. Gibt es flexible Modelle in der Geschäftsreise-Versicherung?

Ja. Die Versicherung kann etwa nach der Größe des Unternehmens angepasst werden. Die ERGO Reiseversicherung bietet einen Basisschutz an: eine Krankenversicherung, die eine Service-App beinhaltet (Geschäftsreiseversicherung CareBasic).

Es werden aber auch umfassendere Versicherungspakete angeboten, wie die Geschäftsreiseversicherung CarePlus. Diese umfasst neben der Krankenversicherung einen Verspätungs- und Krisenschutz sowie eine Unfall- und Gepäckversicherung. Diese Leistungen helfen dem Arbeitgeber dabei seine Fürsorgepflicht zu erfüllen. Weitere Versicherungsbausteine können flexibel dazu gebucht werden.

5. Wie lange kann mein Auslandsaufenthalt maximal abgesichert werden?

Das variiert je nach Versicherer. Die Geschäftsreise-Versicherung der ERGO Reiseversicherung sichert bis zu 180 Tage ununterbrocherer Geschäftsreisen im Jahr ab. Für das Gesamtunternehmen sind es maximal 10.000 Reisetage pro Jahr.

6. Können alle Berufsgruppen versichert werden?

Besonders risikoreiche Berufe sind teilweise nicht versichert. Das betrifft zum Beispiel Brückenbauer oder Dachdecker. Daher ist es notwendig sich vorab zu erkundigen, welche Berufe in der Geschäftsreise-Versicherung ausgeschlossen oder nur auf Anfrage versicherbar sind.

7. Was ist eine A1 Bescheinigung für Dienstreisen?

Die A1 Bescheinigung ist eine Entsendebescheinigung. Sie besagt welches Sozialsystem für einen Versicherten zuständig ist. Damit möchte man verhindern, dass bei einer Dienstreise Beiträge zur Sozialversicherung in zwei EU-Staaten gleichzeitig fällig werden.

Die A1-Bescheinigung sollte jeder Mitarbeiter und auch Selbstständige mit sich führen, wenn es auf Geschäftsreisen ins EU-Ausland geht. Selbst dann, wenn es sich nur um einen kurzen Aufenthalt für etwa ein Meeting handelt. Wer in mehreren Mitgliedstaaten arbeitet, benötigt ebenfalls die A1-Bescheinigung. Kann der Mitarbeiter keine Bescheinigung vorweisen, kann es schnell sehr teuer werden. Die Strafe beläuft sich für das Unternehmen in einem 5-stelligen Euro-Betrag.

Wie verhält es sich bei einer Durchreise in Transitländern? Wenn in den Transitländern nicht gearbeitet wird, ist eine A1-Bescheinigung für das betreffende Land nicht nötig.

Und wenn es spontan ins Ausland geht? Bei kurzfristigen oder kurzzeitigen (bis zu sieben Tagen) Geschäftsreisen kann die A1-Bescheinigung nachträglich beantragt werden.

8. Wie beantragt man die A1 Bescheinigung?

Ist der Mitarbeiter gesetzlich krankenversichert, muss die Personalabteilung die Bescheinigung bei der gesetzlichen Krankenkasse des Arbeitnehmers beantragen. Im Falle einer privaten Krankenversicherung ist sie beim Rentenversicherungsträger beziehungsweise bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV) zu beantragen.


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*Quelle: Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) Geschäftsreiseanalyse 2018


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